Der Qualifier beschreibt ein wesentliches Funktionsmerkmal der HM E-Akte und ist dabei zeitgleich Tätigkeitsfeld eines definierten Mitarbeiters. Ziel ist die schnelle und effiziente Zuordnung von Aufgaben und Posteingängen innerhalb der Sachbearbeitung.

Posteingänge induzieren i.d.R. Aufgaben, die von einem oder mehreren Sachbearbeiter(n) übernommen werden müssen. Damit der Sachbearbeiter mit der entsprechen Aufgabe betraut werden kann, muss er die Information erhalten, dass ein neuer Posteingang vorhanden ist. Weiterhin muss gewährleistet werden, dass die Information über einen Posteingang an die „richtigen“ Sachbearbeiter weitergeleitet wird. Für jedes Dokument muss demnach eine Qualifizierung vorgenommen werden, die die mit dem Dokument verbundene(n) Aufgabe(n) zeitnah zuordnet. Diese Aufgabe übernehmen ein oder mehrere definierte(r) Mitarbeiter (Qualifier).

In die HM E-Akte wurde eine Funktion integriert, die die Möglichkeit schafft, sämtliche Posteingänge in einer einzigen Liste darzustellen. Der Qualifier betrachtet die Liste und erkennt die sich aus dem jeweiligen Posteingang ergebenden Aufgaben, d.h. er kann jeden Posteingang einem definierten Team zustellen, das die Aufgabe / den Posteingang dann im Team-Posteingangskorb seiner Gruppe (z.B. auch Nummernkreis) eingestellt bekommt. So kann sehr zeitnah mit der Bearbeitung des Posteingangs begonnen werden.

Die „Qualifier-Liste“ enthält lediglich Verweise auf die sich in einer bestimmten Akte befindlichen Dokumente. Die Posteingänge werden jedoch, unabhängig von der „Qualifier-Liste“, in dem elektronischen Posteingangskorb (ein Register) des jeweiligen Kunden eingestellt. Zur Bearbeitung klickt der Mitarbeiter einen Posteingang in der Posteingangskorbliste an. Die HM E-Akte öffnet dann automatisch die Akte, in der sich der zu bearbeitende Posteingang befindet.

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