HM E-Akte - Digitalisierung

Digitalisierung Ihrer Akten

Folgende Prozesse sind zu unterscheiden:

Bestandsdigitalisierung
Bestandsaktualisierung
Neugeschäftsdigitalisierung
Posteingangsdigitalisierung
Scan on Demand
Lagerung der Akten

Bestandsdigitalisierung

Die HM E-Akte dient der Bereitstellung und Aktualisierung von heute in Papierform vorliegenden Akten in einer digitalisierten und elektronischen Form und deren Online-Bereitstellung an Arbeitsplätzen der Sachbearbeiter und Anwender.

Bei der Digitalisierung von Akten unterscheidet HM verschiedene Verfahren. Für die Übernahme von Bestandsakten bieten sich das „Bulk“-Scannen - hierbei wird der gesamte Aktenbestand auf einmal in die digitale Form überführt -und das "Scan on Demand"-Verfahren (SoD) an. Bei der Übernahme des Neugeschäftes und der Bestandsaktualisierung (Postein- und Postausgänge) stehen die Methoden „Early-Scan“ - scannen vor der inhaltlichen Bearbeitung der Dokumente durch den Sachbearbeiter - und „Late-Scan“ - scannen nach der inhaltlichen Bearbeitung - zur Wahl.

Bestandsaktualisierung

Während des Digitalisierungsprozesses des Bestandes hat die laufende Aktualisierung von bereits gescannten Bestandsakten besondere Bedeutung.

Um während und nach der Bestandsdigitalisierung einen optimalen Zugriff auf die Dokumente zu gewährleisten, können aktuelle Dokumente einer bestehenden Akte im Early-Scan-Verfahren digitalisiert werden. Der Mitarbeiter hat dadurch unmittelbaren elektronischen Zugriff auf die Akte inklusive aller neuen Postein- und -ausgänge.

Alternativ kann das „Late-Scan-Verfahren“ zur Ergänzung bestehender elektronischer Akten gewählt werden. Im "Late-Scan-Verfahren“ erfolgt die elektronische Archivierung erst nach Abschluss der Sachbearbeitung.

Neugeschäftsdigitalisierung

Die Digitalisierung des Neugeschäftes erfolgt in Analogie zur Bestandsaktualisierung. Gemeinsam mit dem Aufraggeber wird ein Konzept erstellt, wie die Posteingänge des Neugeschäftes am schnellsten und einfachsten zur entsprechenden Scanstelle gelangen und wie nach der Digitalisierung mit den Dokumenten verfahren werden soll (Lagerung, Vernichtung, Rücksendung etc.).

Posteingangsdigitalisierung

Das System setzt eine zentrale Posteingangsstelle für alle relevanten Posteingänge voraus. Unterstützt wird

die Digitalisierung und Indexierung der physischen Eingangspost mittels Applikationen des Systems

automatisierte elektronische Archivierung der digitalisierten Eingangspost in die definierten Registerstrukturen der HM E-Akte

Qualifier - Ihr Post und Aufgabenmanager

Der Qualifyer beschreibt ein wesentliches Funktionsmerkmal der HM E-Akte und ist dabei zeitgleich Tätigkeitsfeld eines definierten Mitarbeiters. Ziel ist die schnelle und effiziente Zuordnung von Aufgaben und Posteingängen in die Sachbearbeitung.

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Scan on Demand (SoD)

Das "Scan on Demand"-Verfahren basiert auf einer Kombination von zentraler physischer Aktenlagerung und bedarfsorientierter elektronischer Bereitstellung von Akten.

Beim "SoD"-Verfahren wird der Aktenbestand physikalisch an einem Ort gelagert. Dennoch können bei Bedarf Mitarbeiter aller Standorte auf die elektronischen Dokumente zugreifen. Hierzu müssen diese die benötigte Akte elektronisch anfordern. Beispiel: Erhält ein Sachbearbeiter einen Anruf eines Kunden mit einem Änderungswunsch und benötigt er dafür die Einsichtnahme der Akte, kann er diese mittels der HM E-Akte Funktion „Scan on Demand“ anfordern. Die Akte wird gescannt und ist dann elektronisch einsehbar.

Ein wesentlicher Vorteil des Konzeptes ist die zeitnahe Verfügbarkeit der Akten, ohne diese in der Summe a priori einscannen zu müssen. Dies führt zu erheblichen Zeitersparnissen bei der Einführung der HM E-Akte und reduziert gleichzeitig die Kosten der Digitalisierung.

Lagerung der Akten

Sofern die Akten nicht beim Auftraggeber verbleiben bzw. nicht von ihm an einer zentralisierten Stelle bereitgestellt werden, kann HM die Einlagerung der physischen Akten übernehmen. Die Einlagerung umfasst im Einzelnen:

Transport der Akten von den einzelnen Standorten in das Zentrallager

Akteneingangsbearbeitung

Logistische Verarbeitung

Einlagerung in unterschiedlichen Lagertypen - N und S Boxen - „N“ steht dabei für normale Akten und „S“ für Sicherheiten (Dokumente, die besondere Anforderungen an Handling, Lagerung und Aufbewahrungsfristen haben)